Autor Brian Tracy
El autor de este libro es uno de los más destacados expertos norteamericanos en desarrollo del potencial humano y la eficacia personal. Cada año reúne a más de 250 000 personas en sus seminarios sobre temas de desarrollo personal y profesional. Antes de fundar su propia empresa, Brian Tracy International, hizo una exitosa carrera en ventas y marketing, inversiones y desarrollo inmobiliario.
En este libro, Brian Tracy incide directamente en los factores que determinan una eficaz administración personal del tiempo: decisión, disciplina y resolución. Detalla 21 pasos lógicos que nos ayudarán a terminar con la postergación de las tareas importantes hoy mismo y a definir sus objetivos y metas globales. Cada uno de los 21 métodos y técnicas de a continuación, constituyen un menú completo de técnicas de eficacia personal que puede utilizar en cualquier momento, en cualquier orden o secuencia que tenga sentido para usted en ese momento.
1. Ponga la mesa
Una de las razones principales de la postergación de las decisiones y la falta de motivación es la vaguedad, la confusión acerca de lo que se supone que tiene que hacer y en qué orden y por qué razón. Tiene que evitar esta situación habitual y luchar por la mayor claridad posible en todo lo que haga. Una gran regla para el éxito: piense sobre papel. Solo un tres por ciento de los adultos tiene objetivos claros escritos. Esas personas consiguen cinco o diez veces más que gente de igual o mejor educación y capacidad pero que, por la razón que sea, nunca se han dado el tiempo para escribir exactamente lo que quieren.
2. Planifique cada día con antelación
El mero acto de pensar y planificar desata sus poderes mentales, dispara su creatividad y aumenta sus energías. Uno de sus objetivos principales en el trabajo debe ser obtener el mayor beneficio posible de su inversión de energía mental, emocional y física. Y cada minuto ocupado en planificar le ahorra hasta diez minutos en la ejecución. Planificar el día no le consume más de diez o doce minutos, pero esta pequeña inversión de tiempo le ahorrará por lo menos dos horas (entre 100 y 120 minutos) de tiempo perdido y esfuerzo impreciso durante el día.
Haga la lista diaria la noche anterior, al término del día de trabajo. Traslade todo lo que todavía no ha terminado a la lista del día siguiente y después agregue todo lo que tiene que hacer ese día. Si hace la lista la noche antes, su subconsciente trabajará con esa lista toda la noche mientras duerme. Y con frecuencia le ocurrirá levantarse con grandes ideas e intuiciones que puede utilizar para completar su trabajo con mayor prontitud y mejor de lo que había pensado inicialmente.
Conforme transcurre la jornada laboral, ponga una señal en los asuntos de la lista que ha completado. Esto le permite disponer de un cuadro visual de los logros. Genera la sensación de éxito y de avance. Si ve que avanza progresivamente en su lista, se siente motivado y aumentan sus energías. También mejora su autoestima y respeto de sí mismo. El progreso continuo y visible le impulsa hacia adelante y le ayuda a superar indecisiones.
3. Aplique a todo la regla del 80/20
La regla del 80/20 es uno de los conceptos de administración del tiempo y de la vida que más le pueden ayudar. También se llama Principio de Pareto, que dice que el 20 % de sus actividades valen el 80 % de sus resultados, que el 20 % de sus clientes constituyen el 80 % de sus ventas, que el 20 % de sus productos o servicios explican el 80 % de sus ganancias… Esto significa que si tiene una lista de diez asuntos que hacer, dos de esos asuntos van a valer tanto o más que los otro ocho asuntos en conjunto. Y, con frecuencia, uno solo de los asuntos de una lista de tareas que tiene que hacer puede valer más que el conjunto de los otros nueve asuntos. Esta tarea es, siempre, el sapo que se debe tragar primero.
Antes de empezar a trabajar, pregúntese: «¿Esta tarea se encuentra en el 20 % superior de mis actividades o en el 80 % inferior?».
4. Estudie las consecuencias
Cuanto más claras sean sus intenciones futuras, mayor influencia tendrá esa claridad en lo que hace en la actualidad. Si tiene una visión clara a largo plazo, es mucho más capaz de evaluar una actividad en el presente y de comprobar si es coherente con lo que se propone. Algo importante tiene, por definición, consecuencias potenciales a largo plazo. Lo que no es importante tiene poca o ninguna consecuencia potencial a largo plazo. Antes de empezar a hacer algo, siempre debería preguntarse: «¿Cuáles son las consecuencias potenciales de hacer o no hacer esta tarea?».
5. Practique continuamente el método ABCDE
El método ABCDE es una poderosa técnica para establecer prioridades que puede utilizar todos los días. El poder de esta técnica reside en su sencillez. Funciona así: empiece con la lista de lo que tiene que hacer al día siguiente. Piense sobre papel. Después escriba una A, B, C, D o E delante de cada asunto de la lista antes de empezar con la primera tarea. Consulta la infografía sobre este método en la página TalentLab.
6. Céntrese en áreas clave de resultados
Es un área de tareas de la cual usted es completamente responsable. Las áreas clave de resultados en administración, por ejemplo, son planificación, organización, equipo, delegación, supervisión, medición e informes. Estas son las áreas en las que un administrador debe obtener resultados para tener éxito en su área de responsabilidad. El punto de partida del rendimiento óptimo es que identifique las áreas clave de resultados de su trabajo.
7. Obedezca la ley de eficiencia obligada
La ley de eficiencia obligada dice que «nunca hay tiempo suficiente para hacer todo, pero siempre hay tiempo suficiente para hacer lo más importante». Esto significa que nunca se pondrá al día. Quítese esa idea de la cabeza. Lo único que puede esperar es estar al día en sus responsabilidades más importantes. Las otras sencillamente tienen que esperar.
8. Prepárese concienzudamente antes de empezar
Una de las grandes técnicas para superar la postergación de las decisiones y lograr hacer más cosas más rápido es tener todo dispuesto por anticipado antes de trabajar. Las personas más productivas se dan tiempo para crearse una zona de trabajo donde pueden disfrutar. Cuando esté sentado con todo delante de sí, asuma el lenguaje corporal del alto rendimiento. Siéntese erguido, adelántese en el asiento y sepárese del respaldo de la silla. Asuma la postura de una persona eficiente, eficaz y que rinde al máximo. Entonces hágase cargo del primer asunto, exclame: «¡Manos a la obra!» y sumérjase en el trabajo. Y una vez que haya comenzado, continúe hasta terminar.
9. Haga sus deberes
Una de las razones principales de las postergaciones y retrasos es la sensación de ineptitud, la falta de confianza o la incapacidad en un área clave de la tarea. El aprendizaje continuo es el requisito mínimo para el éxito en cualquier campo. Por ejemplo, lea sobre su especialidad por lo menos una hora cada día. Levántese un poco más temprano por la mañana y lea treinta minutos un libro o una revista que contenga información que le pueda ayudar a ser más eficaz y productivo en lo que hace. Dedíquese a convertirse en una de las personas más conocedoras y competentes en su campo. Cuanto más aprenda y sepa, más seguro y motivado se va a sentir.
10. Refuerce sus talentos especiales
Haga regularmente un balance de sus talentos y capacidades únicas. ¿Qué hace especialmente bien? ¿Para qué es bueno? ¿Qué hace con facilidad y bien, y que a otras personas le resulta difícil? Si revisa su carrera, ¿a qué puede atribuir mayor responsabilidad en sus éxitos en la vida y en el trabajo?
Dirigir siempre sus mejores energías y capacidades a empezar y completar esas tareas clave donde sus talentos y capacidades únicas le permiten concretar las cosas y producir un aporte significativo
11. Identifique sus obstáculos clave
¿Qué establece la velocidad con que logra sus objetivos? ¿Qué le impide tragarse los sapos que verdaderamente pueden marcar la diferencia? Independientemente de lo que tenga que hacer, siempre hay un factor que limita y determina lo rápido y bien que conseguirá hacerlo. Su trabajo es estudiar la tarea e identificar en ella el factor limitante u obstáculo. Y dirigir todas sus energías a aligerar ese atasco. La definición del obstáculo determina la estrategia que debe usar para aligerarlo.
12. Ponga un ladrillo después de otro
Seleccione cualquier objetivo, tarea o proyecto personal que ha estado postergando y en el acto dé un paso para realizarlo. A veces todo lo que necesita hacer para empezar es sentarse y construir una lista de todos los pasos que debe dar para completar finalmente la tarea. Luego empiece y complete un punto de la lista y después otro. Y después el siguiente. Le sorprenderá lo que conseguirá.
13. Presiónese a sí mismo
Una de las grandes maneras de superar la postergación de las decisiones es trabajar como si contara solo con un día para completar todas sus tareas más importantes antes de marcharse por un mes o de vacaciones. Si se presiona a sí mismo, completa mejor más tareas y más rápidamente que nunca antes. Se convierte en una persona de alto rendimiento y altos logros.
14. Optimice sus poderes personales
La productividad, por regla general, empieza a decaer después de ocho o nueve horas de trabajo. Cuanto más cansado esté, peor trabaja y más errores comete. Cada vez que se sienta agotado y abrumado con mucho que hacer y demasiado poco tiempo, deténgase y diga, sencillamente: «No puedo hacer más de lo que hago«. Parar, descansar, dormir, o alimentarse correctamente en el momento oportuno puede recargarle y capacitarle para hacer dos o tres veces más trabajo al día siguiente, y un trabajo de mucha mejor calidad que si hubiera seguido trabajando por la noche.
15. Motívese para la acción
Controle sus pensamientos. Recuerde que se convierte en aquello que piensa la mayor parte del tiempo. Asegúrese de pensar y hablar acerca de las cosas que quiere y no acerca de lo que no quiere. Piense positivamente y asuma toda su responsabilidad por todo lo que le sucede. Niéguese a culpar o criticar a otros. Decida progresar antes que dar excusas. Mantenga sus pensamientos y energías dirigidos hacia delante, hacia las cosas que puede hacer para mejorar su vida, y que lo demás siga su curso.
16. Practique la postergación creativa
La postergación creativa es una de las técnicas más eficaces entre todas las de rendimiento personal. Puede cambiarle la vida. La diferencia entre alto rendimiento y rendimiento pobre está determinada en gran medida por lo que se elige postergar. Como de todos modos debe postergar algo, decida hoy mismo postergar actividades de bajo valor. Decida postergar, encargar a otros, delegar y eliminar aquellas actividades que no contribuyen mucho a su vida. La regla es que puede tener su tiempo y su vida bajo control solo en la medida en que interrumpa las actividades de menos valor.
17. Haga primero la tarea más difícil
Empezar en primer lugar por la mañana con la tarea mayor y más importante es lo contrario de lo que hace la mayoría de la gente. Esta disciplina elimina el hábito de postergar aquello que es valioso, con lo que usted es amo de su futuro. Esto sí es «tragarse su sapo». Esta es una de las habilidades más difíciles y, sin embargo, una de las más importantes de la administración personal.
18. Divida la tarea
Psicológicamente le resultará más fácil completar un fragmento individual y pequeño de un gran proyecto que empezar por el trabajo en su totalidad. Una técnica para dividir en partes más pequeñas una tarea grande es el método de las «lonchas de jamón». Con este método, tiene ante sí la tarea en detalle y luego se ocupa de una loncha a la vez, como cuando come jamón. Una vez que ha empezado y ha completado una parte del trabajo, siente que solo queda pendiente una «loncha». Muy pronto atacará la tarea segmentada y la habrá terminado antes de que se haya dado cuenta.
19. Cree lapsos amplios de tiempo
Muchas personas altamente productivas programan actividades específicas en huecos precisos de tiempo durante todo el día. Estas personas construyen su vida de trabajo en torno al cumplimiento de tareas clave una por una. De ese modo se vuelven más y más productivas, y finalmente producen dos, tres y cinco veces más que la persona promedio. Una agenda dividida en días, horas y minutos, organizada con antelación, puede ser una de las herramientas personales de productividad más poderosas.
20. Desarrolle un sentido de urgencia
El sentido de urgencia es algo que se caracteriza por un impulso y deseo interiores de terminar bien el trabajo y de hacerlo pronto. Este impulso interior es una clase de impaciencia que motiva a avanzar y continuar avanzando. Se parece mucho a competir consigo mismo. Cuando el sentido de urgencia está arraigado, desarrolla una «inclinación hacia la acción». Emprende acciones en lugar de hablar continuamente de lo que tiene que hacer. Se centra en pasos específicos que da inmediatamente. Desarrollar este ritmo exige que empiece a moverse y continúe moviéndose sin pausa.
21. Concéntrese resueltamente en lo que está haciendo
Una vez que ha decidido cuál es su tarea número uno, cualquier otra cosa que haga es una relativa pérdida de tiempo. Cualquier otra actividad es menos valiosa o menos importante que ese trabajo según sus propias prioridades. Cuanto más se discipline para trabajar sin interrupción en una sola tarea, más avanza en la «curva de eficiencia». Y termina más trabajo de calidad en menos tiempo.
Elbert Hubbard definía la disciplina como
la capacidad para obligarte a ti mismo a hacer lo que debes hacer, cuando debes hacerlo y tengas o no tengas ganas de hacerlo
El éxito en cualquier área requiere toneladas de disciplina. Si se centra con claridad en su tarea más importante y se concentra resueltamente hasta que esté terminada en un 100 %, realmente moldea su carácter. Se convierte en una persona superior. Será más fuerte, más competente, más seguro y más feliz. Se sentirá más poderoso y productivo. Y la clave de todo esto es determinar la cosa más importante y valiosa que puede hacer en todo momento y luego… «¡Tráguese ese sapo!».